De senaste 6 månaderna har vi arbetat med utvecklingen av Gibbs säsongsbokning i ett pilotprojekt tillsammans med Haldens idrottsråd, Lørenskog, Sarpsborg och Enebakk kommun. Målet med projektet var att automatisera tilldelningen av träningstider till idrottslag/föreningar, samt att förenkla användarresan.

Vi är stolta över att äntligen kunna säga att vi har klarat det. Och det bästa av allt, en av våra pilotkommuner har redan tagit till sig lösningen i år!

Detta försvann på nolltid! Algoritmen gjorde jobbet och gav ett mycket bra förslag på träningstider. Lösningens veckoöversikt där du har alla hyresrätter samlade på en sida och kan scrolla ner för att se tiderna är väldigt trevlig. Det är också väldigt enkelt att göra justeringar och anpassningar i efterhand. Jag tycker att kalendern är väldigt enkel att använda, och ger en väldigt bra överblick över tilldelade tider. En helt annan värld än vad jag är van vid sedan tidigare! Idrottssamordnare, Enebakk kommun – Eivind Ekeli

För att sätta saker i perspektiv har vi jämfört den vanliga processen med Excel och med Gibbs säsongsbokning. På det sättet skulle vi kunna ta reda på vilka fördelar kommuner/idrottsråd kan uppnå.

Bokning av Excel vs Gibbs säsong

Utmaningen våra försökskommuner hade, liksom många andra kommuner, är att ansökningar från idrottsföreningar/föreningar tas emot i blanketter. Excel används sedan för att skapa en översikt för att få patiensen att gå upp. Nästa sak är att fördela tiderna rättvist, vilket är extremt tidskrävande när kapaciteten är begränsad. Vilket det ofta är.

Dessa steg är en del av processen:

Enebakk 2019-2020 excel

Enebakk använde Excel förra året för att fördela träningstider. Första steget för dem var att få önskade träningstider från idrottslagen/föreningarna i en form. Då ska den som ansvarar för tilldelningen rita upp följande data:

1. Sökandens allmänna information
2. Antal medlemmar, åldersgrupper och typ av idrott
3. Önskad idrottshall i prioriterad ordning
4. Önskade träningstider

Efter att ha plottat in data i excel var nästa steg att bestämma hur många timmar som tilldelas varje idrottslag/förening baserat på antal medlemmar, åldersgrupp och typ av idrott. Efter att priset delades ut skickades det till idrottsrådet för input och godkännande innan det publicerades offentligt.

Hela den här processen tog ca 37 timmar förra året. Och sträckte sig från mars till juni.

Enebakk 2021-2022 Gibbs säsongsbokning

I år använde Enebakk Gibbs säsongsbokning. Det första steget var att definiera prioriteringarna för de sökande så att lösningen tar hänsyn till detta (medlemmar, åldersgrupp, typ av idrott). Lägg sedan till idrottsanläggningarna och deras öppettider. Slutligen ritades utbildningstiderna från de sökande automatiskt in i lösningen. Med en klick sedan tilldelades träningstiderna 0,8 sek. Tillgång till kalendern skickades till idrottsrådet så att de kunde se tilldelningen och sedan komma med input inför godkännande.

Allt processen använda Gibbs Season bokning krävs ca 2 timmar av idrottskonsulenten.

Ps när vi har testat med fler kommuner och har mer data så kommer vi att kunna ge mer korrekta siffror. 

Vinstpotentialen

Som vi upplevde genom pilotprojektet finns det tydliga besparingar genom att använda Gibbs säsongsbokning. Både besparingar i tidsåtgång för kommunerna och idrottslagen/föreningarna. Dessutom är lösningen riggad för enstaka/engångsbokningar för alla boende så att de kan använda idrottsanläggningarna när de finns tillgängliga.

Vi ser redan att det finns en enklare och bättre brukarresa när det gäller att hyra idrottsanläggningar av Enebakk kommun!

Återigen vill vi tacka våra pilotkommuner som deltagit i projektet! De har varit "hands on" och gett oerhört viktig feedback. Tillsammans har vi skapat en innovativ lösning som både effektiviserar tilldelningen och ger en bättre användarupplevelse för invånarna.

Det här har varit en spännande resa för oss! och vi ser fram emot den kommande tiden.

Vill du veta mer om processen, skicka oss ett e-postmeddelande på kontakt@gibbs.no