Det är viktigt att tilldela rätt klassrumstyp och storlek med nödvändig utrustning till varje ämne och lärare, och att göra detta på ett effektivt och rättvist sätt. Traditionellt distribueras dessa resurser manuellt idag, vilket är mycket tidskrävande och utmanande att optimera. Tillsammans med Högskolan i Østfold (SimFredrikstad) har Gibbs AS initierat ett projekt för att skapa en digital schemaplanerare där vi tar fram en algoritm som fördelar klassrum och undervisningsresurser automatiskt efter lärarnas önskemål och behov. Baserat på Gibbs prisnominerade helautomatiska säsongsbokningssystem för idrottshallar tar SimFredrikstad nu fram en tidtabellsplanerare som skapar ett utkast till tidtabell på några sekunder. En algoritmdriven matchmaker mellan lärare, klassrum och utrustning ser till att lärarnas önskemål tillgodoses på ett objektivt bra sätt och att klassrum och undervisningsresurser får ett konsekvent högt utnyttjande.

Samla in data och distributionsparametrar

I första steget ska vi samla in data och parametrar som kan användas för att avgöra vilka lärare/sökande som ska prioriteras. Det kan röra sig om upp till 10 olika faktorer, bland annat kan en faktor vara typ av undervisning, en annan antalet elever/elever i ämnet.

Lärare fyller i ett digitalt formulär med önskemål om sin undervisning

Här öppnar vi upp möjligheten för lärare att via ett digitalt ansökningsformulär ansöka om önskad tid för undervisning, klassrum och utrustning. Här anger de ett antal önskemål, till exempel när de vill undervisa, vilka klassrum de vill ha och vilken typ av utrustning de behöver osv.

Distributionschefen får total kontroll

Uppgifterna från ansökningsformuläret kommer att visualiseras i en tydlig kalender. Här kommer den som ansvarar för distributionen inte behöva använda Word eller Excel. Allt går direkt in i kalendern och görs klart för att köra algoritmen. Om 0,8 sekunder kommer ett förslag till distribution att genereras. Arbete som tidigare tog flera veckor kan nu reduceras till några timmar.

Fördelarna med Gibbs tidtabellsplanerare?

En automatiserad tilldelningsprocess kommer att ge många fördelar för både lärare och de som ansvarar för resursfördelningen. Här är några av fördelarna:

• Effektiv tidshantering: En automatiserad tilldelningsprocess kommer att spara tid och ansträngning som annars skulle läggas på manuella uppgifter relaterade till klassrums- och utrustningsdistribution.

• Minskat ansvar: Genom att använda en algoritm kommer ansvaret för att tilldela klassrum och utrustning att fördelas på ett mer objektivt sätt och det kan leda till mindre konflikter och stress bland de ansvariga för fördelningen.

• Bättre datadrivet beslutsfattande: Med en automatiserad tilldelningsprocess kan du få tillgång till data om användningen av klassrum och utrustning, vilket kan hjälpa dig att fatta beslut om hur resurserna ska fördelas på ett mer effektivt sätt.

• Ökad noggrannhet: En algoritm följer en fastställd process och kommer därmed att göra färre misstag än en manuell tilldelning av klassrum och utrustning.

• Bättre kommunikation med lärarna: Genom att använda en automatiserad tilldelningsprocess kan du kommunicera mer effektivt med lärare och ge dem en tydlig förståelse för hur tilldelningsprocessen fungerar och vilka faktorer som beaktas.

Vilka utmaningar är det med automatiserad resursdistribution?

Även om en automatiserad tilldelningsprocess kan ge många fördelar, kan det också finnas vissa utmaningar att ta hänsyn till. Det här är några av de vi har övervägt:

• Kvaliteten på data: Automatiserade allokeringsprocesser kommer att bero på kvaliteten på data som används i algoritmen. Dålig data kan leda till fel i allokeringen

• För att utveckla en bra algoritm för allokering av klassrum och utrustning kommer man att behöva bedöma och definiera flera parametrar som måste beaktas. Detta kan kräva viss utredning och anpassning av systemet.

Sammantaget kan en automatiserad tilldelningsprocess ge allokatorn ett mer effektivt och korrekt sätt att allokera resurser, vilket kan bidra till att förbättra arbetsflödet och samarbetet mellan allokatorer och lärare. Det bästa av allt är att lärare kommer att ha rätt klassrum och utrustning som de behöver för att göra sitt jobb på bästa möjliga sätt.

Vi ser fram emot att lösningen är färdigutvecklad till april 2023. Följ med på resan och hör av dig om du vill veta mer om projektet!